Política de gestão de coleção

A Política de Gestão de Coleção estabelece uma série de normas e bases de como um museu lida com as situações relativas à sua coleção. Em termos práticas trata-se de “uma declaração escrita detalhada que explica por que um museu está em operação e como ele realiza seus negócios."

Imagem de uma coleção

Uma vez que os museus muitas vezes se deparam com questões que tratam de quais objetos devem adquirir, como lidar com a remoção ou empréstimo de objetos da coleção ou padrões de cuidado com os objetos; é imprescindível ter uma política bem escrita que possa ajudar a prevenir possíveis problemas no lado do museu. A prevenção é a melhor abordagem ao lidar com operações e objetos na coleção, portanto, a política é um documento importante que pode ser visto quase como limites estabelecidos para ajudar a garantir que o museu permaneça fiel à sua missão e, ao mesmo tempo, forneça o melhor atendimento para a coleção.

Formatação de uma política

Cada museu possui uma forma única de como lidar com seu acervo e qual escopo será tratado pelo museu. Dado isto, deve-se observar também que “as políticas de gestão de coleções devem ser escritas para atender às necessidades de um museu específico, de suas coleções e do uso dessas coleções”.

A garantia de uma política de gestão de coleção gera um norteamento ao museu, biblioteca ou arquivo. Este processo de formação de uma política é extremamente complexa e deve ser amplamente pelo grupo de trabalhadores da instituição para que possa se realizar uma política coerente com as capacidades da mesma.

O que uma política deve incluir

Embora cada museu seja diferente, a seguir estão alguns dos fatores-chave comuns que um museu deve incluir em sua política:

Seção introdutória

Dado que quase todas as decisões de um museu são tomadas tendo em mente a sua declaração de missão, é importante que seja incluída na política. Uma declaração de missão aborda o foco do museu em termos de seu propósito e suas funções e responsabilidades para com o público, a sociedade civil e as coleções. Essa declaração é o que ajuda a determinar tudo o que o museu faz e deve ser consultada regularmente para garantir que as decisões ainda estejam alinhadas com o objetivo original do museu. Geralmente, cada país tem suas regras em relação a esta missão de um museu, os Estados Unidos - por exemplo - tem que se vincular com as normas da American Alliance of Museums.

Elenco de Queer Eye visitando a Biblioteca do Congresso, Washington, D.C., Estados Unidos

Além da declaração de missão, as políticas geralmente incluem uma seção que descreve o escopo da coleção. Esta é uma parte útil da política que “analisa o histórico da coleção; considera seus pontos fortes, pontos fracos e usos atuais; e afirma o que o museu faz e o que não coleta". A política de coleções ou os critérios de seleção de uma coleção de biblioteca, arquivo ou museu é uma declaração das prioridades da instituição conforme se aplicam à aquisição de novos materiais. As políticas de cobrança orientam o processo de desenvolvimento da coleção.

Mesmo as maiores, mais bem financiadas e mais famosas bibliotecas (como a Biblioteca do Congresso nos Estados Unidos, a Biblioteca Britânica no Reino Unido e a Universidade de Stanford) não podem adquirir, hospedar, catalogar e manter todas as obras, portanto, uma política ou conjunto de critérios é necessário para a seleção que deve ser adquirido. Em geral, a política de coleções está relacionada à missão ou ao propósito da biblioteca: por exemplo, as bibliotecas nacionais coletam materiais relacionados a essa nação ou publicados em seu território, as bibliotecas universitárias geralmente coletam materiais usados no ensino e na pesquisa na instituição a que servem e as bibliotecas públicas coletam materiais que devem atender às demandas do público que atendem.

Aquisições

A parte de aquisições de uma política define se os objetos propostos devem ou não ser incluídos na coleção do museu. Nesta seção, a política também incluirá quem está envolvido neste processo de tomada de decisão e se o museu está ou não adquirindo o objeto por empréstimo permanente ou de curto prazo. Essas aquisições devem se enquadrar no escopo de coleção delineado pelo museu. Esta parte da política também pode incluir informações relativas a recibos de doações e a garantia de que todos os objetos adquiridos têm o título adequado e foram obtidos legalmente. A parte de aquisições da política tende a incluir também diretrizes para lidar com armazenamento, uso potencial e direitos autorais.

Desapropriação

Desapropriação é o "processo usado para remover permanentemente um objeto da coleção de um museu ou para documentar as razões para uma remoção involuntária". Semelhante a novas aquisições, a política delineará totalmente as etapas que o museu tomará ao considerar a remoção permanente de um objeto da coleção. Inclua também os motivos pelos quais o objeto deve ser removido, quem pode propor a remoção e quem tem o voto final sobre a remoção.

Empréstimos

A seção de empréstimos de uma apólice normalmente inclui procedimentos para empréstimos recebidos e efetuados. Uma política de empréstimo forte garantirá que o empréstimo atenda ao propósito do museu, que o objeto seja cuidado adequadamente e que o sistema de registro possa rastrear o objeto durante a duração do empréstimo.

Acervo do Arquivo Público do Estado de São Paulo, São Paulo, Brasil.

Cuidado das coleções

Os museus têm como objetivo proteger e preservar os objetos de seu acervo - e uma política de gestão deve abarcar esse tema. Para garantir que os objetos recebam o melhor cuidado possível, o museu usa essa parte da política para tratar de todos os fatores que dizem respeito aos cuidados com a coleção do museu. Ele também identificará os principais membros da equipe, os níveis necessários de treinamento para manusear objetos e quem tem acesso à coleção. Esta seção definirá os padrões relativos a tópicos como armazenamento em museus, gerenciamento integrado de pragas, conservação, gerenciamento de registros, inventários e gerenciamento de risco. A política deve definir claramente as responsabilidades de cada membro da equipe para proteger os objetos da coleção.

Conservação

Os museus trabalham duro para garantir que os objetos da coleção sejam devidamente cuidados, mas a conservação ainda é necessária de vez em quando para ajudar a manter os objetos em seu estado ideal. A parte de conservação da política identificará quem tem o voto final sobre se os objetos podem ou não ser tratados, se a equipe tem ou não responsabilidades de monitorar ativamente os objetos e como o museu cobrirá o custo do financiamento para a conservação. Também incluirá conservadores específicos para contato e se existem ou não métodos de tratamento cujo uso é proibido. Se o museu tem um plano de conservação de longo prazo, ele pode ser mencionado aqui.

Área de catalogação, Biblioteca Nacional do Brasil, Rio de Janeiro, Brasil.

Armazenamento

Comumente nem todas as peças do museu sejam exibidas em um determinado ponto. Portanto, é importante que a política descreva os padrões de armazenamento, seja no local ou fora dele. A política aborda as condições ambientais adequadas em áreas de armazenamento relacionadas a itens como níveis de luz, temperatura e umidade relativa. Esta parte da política também descreve os padrões que tratam da embalagem adequada de objetos no armazenamento para garantir que os materiais adequados sejam usados e que os objetos semelhantes sejam agrupados.

Controle de pragas

Para gerar uma boa política de gestão de coleção é necessária pensar maneiras para evitar a proliferação de pragas, insetos e traças no arquivo. Os insetos promovem diversos danos em arquivos, museus, bibliotecas e portanto urge por um bom sistema de controle de pragas.

Gestão de registros e documentação

Esta é uma das principais funções dos membros da equipe que trabalham com coleções. Sem a documentação adequada, é quase como se o objeto não existisse. Portanto, é imperativo que a política aborde os padrões relativos ao gerenciamento adequado de registros e documentação relacionada aos objetos na coleção.

Inventário

O inventário da coleção do museu é usado para garantir que todos os objetos dentro da coleção sejam contabilizados e no local correto. Esta seção da política observará as etapas necessárias a serem executadas ao concluir um inventário. Esta parte da política também indica as etapas a serem executadas e a quem notificar se algo estiver faltando.

Gerenciamento de riscos

Parte do trabalho de um museólogo é cuidar para que não aconteça acidentes dentro de uma instituição. Na política de gestão deve-se incluir tópicos que tratam da proteção contra incêndio, formas de prevenir o mofo e segurança. O museu também deve ter um plano de resposta a emergências implementado.

Ver também

• Museu
• Museologia
• Acervo
• Arquivo
• Arquivista
• Historiador
• Coleção de obras
• Gestão de patrimônio cultural
• Gestor de coleções